每周一個真實的【項目管理案例】，小賽與大家一起剖析解決職場難題。本期案例如下：審批太慢，導致大量訂單流失，PM該怎么解決現有問題，及時優化流程動作？我們邀請了希賽「PM創造營」的項目經理們出謀劃策，讓大家在實際工作中可以有所參考。

案例分析

個人崗位：醫療公司PM

案例背景：公司以產品項目組為主導權，很多決策都是項目組自己來定，加上產品與疫情關聯性有點大，在國外疫情嚴重時錯誤預估市場需求導致A關鍵部件采購過多，導致積壓成本浪費嚴重，后續為優化采購流程，在這基礎設置了兩個外部門審批節點。在國內疫情過去后，項目組再次預測銷量會大量增加急需囤積該A關鍵部件，但因為之前吃過的虧，外部門審批節點就比較慎重、審批速度過慢、流程冗長，又錯失大量訂單。

待解決問題：在有失敗組織過程資產的前提下，怎么解決現在的問題，及時優化流程動作？

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第一個問題，銷量不應該由在家里的產品項目組來定，而是以外面的銷售每月發回的數據預測來定，首先要看這個項目組的預測是基于什么數據的。

第二個問題是采購流程的簡化，增加采購流程勢必要考慮到審批速度會變慢，而且大訂單和小訂單情況不同，不應該用同一種標準去走流程，效率會大打折扣。

1.反省需求收集方法和信息準確性；

2.重新審核流程，去掉多余的審批步驟，大的訂單急的訂單要么就直接拉個審批會議一次性簽完。

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1.回顧當初出現問題的原因，包括對市場需求的錯誤預估和采購流程不完善等；

2.在這個基礎上，制定出改進方案，包括重新審視市場需求，重新估算采購需要量等，并改進采購流程，使其更加高效和迅速；

3.建立起相應的預警機制，及早發現問題，并采取相應的措施；

4.建立起相應的問責機制，切實對組織內部的失誤進行問責和約束，使組織變得更有效率和責任心；

5.對于組織內部產生虧損的情況，建議建立出特別的資金池，以便在危機時刻，能夠及時調配資金，保證組織的生產和發展。

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審視流程：首先，需要對現有的采購流程進行審視，找出流程中存在的問題和瓶頸。可以采用焦點小組討論、調查問卷等方式，聽取各方意見，以確保流程的透明度和公正性。

改進流程：根據審視結果，對采購流程進行改進，以提高決策的科學性和效率。可以考慮增加外部門審批節點，加強審批過程的透明度和公正性，同時優化流程中的各個環節，以確保流程的順暢和高效。

培訓員工：對采購團隊和相關人員進行培訓，提高他們的專業素養和溝通能力。可以采用案例分析、實踐操作等方式，讓員工了解采購流程的重要性和改進的必要性，以確保采購過程的順利和高效。

監測效果：對改進后的流程進行監測和評估，以確保流程的有效性和效率。可以通過數據分析、用戶反饋等方式，了解流程的實際效果和用戶滿意度，以便及時調整和優化流程。

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沒有人也沒有公司可以100%預測未來。我司疫情期間一直覺得難，但還湊活，老板一直在說以后過后需求會暴增，所以去年底瘋狂擴編20%的業務和人員。今年上半年發展遠遠超出預期，甚至之前的市場都保留不下來了，然后最近就各種裁員減項目改政策，能有什么辦法呢。

要說方法的話，還是多監督市場的情況，制定盡量合理的預期。同時邀請行業內的資深專家做一些咨詢的支持。同時也要避免過度樂觀以及悲觀，畢竟國內市場好是一方面，調控是另外一方面。

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這種市場需求預估得交給專業的團隊來做會好點吧。

一般的項目團隊工作重心是對內，對外面的市場變化預判不一定準確或者及時，可能發現市場行情的時候已經是風口上了，這時再怎么趕進度也未必來不及。針對流程問題，可以召集相關部門針對特殊情況特殊